Наши рекомендации помогут избежать возможных рисков при согласовании и исполнении договоров с использованием электронной почты и как доказать свою правоту в суде.
Сегодня многие предприятия полностью перешли на электронный документооборот. По электронной почте или в скайпе ведутся переговоры, согласовываются условия, направляются заявки на товары. Иногда и самого договора нет в оригинале — только сканированная копия. В процессе спора из-за этого могут возникать дополнительные проблемы.
Договор – письменно, а заявки – устно?
Распространенная ситуация: между сторонами заключен рамочный договор, определяющий общие условия их взаимоотношений (договор с открытыми условиями). На основании этого договора одна сторона направляет другой стороне заявки (заказы) на товары, работы, услуги.
Заявки направляются, обрабатываются и утверждаются менеджерами по электронной почте. Представители сторон (директор или сотрудники, уполномоченные доверенностью на заключение договоров) своей подписью их не утверждают.
Электронное письмо, конечно, не считается письменной формой. Однако это не означает, что такая заявка недействительна.
Принятие и исполнение каждой заявки по рамочному договору следует рассматривать как отдельные сделки, так как согласование существенных условий производится в каждом случае заново.
Гражданский кодекс Российской Федерации предусматривает, что сделки между организациями должны совершаться в письменной форме, но устанавливает исключение: сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно.
Главная проблема – доказать, что по электронной почте состоялся обмен конкретными документами с конкретным содержанием.
Как подготовить доказательства в суд?
- Электронная переписка может быть признана обычной практикой деловых отношений сторон. Если предыдущие заказы согласовывались также в электронном виде и потом оплачивались контрагентом, можно утверждать, что контрагент своими действиями по оплате согласился с электронным способом общения и признал его легитимным.
- Такой порядок работы должен быть устоявшимся, а не разовым случаем. Нужно представить доказательства исполнения большого количества сделок аналогичным образом и с последующей оплатой.
- Сотрудник другой стороны, отправивший заказ, должен был обладать соответствующими полномочиями.
- Проверять наличие у представителя контрагента полномочий – Ваша обязанность, а риск их отсутствия ложится на Ваши плечи. В идеальном варианте должна быть копия доверенности на такого сотрудника.
- Если доверенности нет – удостоверьтесь, что предыдущие (оплаченные) заказы направлялись этим же сотрудником. Это значит, что организация-контрагент признавала действия этого лица как действия от имени организации.
- В каком виде представить электронную переписку в суд? Обычная распечатка со страницы почтового ящика не поможет. Другая сторона может оспорить ее подлинность и суд не примет такое доказательство. Необходимо заявить ходатайство о проведении осмотра компьютера, с которого велась переписка, с целью исследования доказательства. Принесите ноутбук в судебное заседание, и суд самостоятельно проведет осмотр содержимого почтового ящика. Не лишним будет пригласить компьютерного специалиста.
- С наибольшим доверием суды относятся к обеспечению доказательств нотариусом. Обратиться к нотариусу можно как до начала судебного процесса, так и в период рассмотрения дела. Нотариус произведет осмотр почтового ящика и удостоверит подлинность его содержимого. Однако не каждый нотариус совершает такое действие, и его стоимость весьма высока.
- Установление принадлежности адресов почтовых ящиков определенному лицу. Обратитесь к провайдеру самостоятельно или через судебный запрос. Провайдер может предоставить информацию о принадлежности IP-адресов, о дате и времени обмена сообщениями, количестве переданных байт информации.
Эти рекомендации помогут Вам отстоять свою правоту в суде. Но стопроцентных гарантий не бывает.
Для своих клиентов мы разработали ряд положений по электронному обмену документами, которые советуем включать во все договоры:
- В договоре следует специально предусмотреть возможность его исполнения по электронной переписке (включая согласование условий каждой отдельной сделки, если договор рамочный).
- Пропишите адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, для каждой из сторон и отнесите риски доступа неуполномоченных лиц к этой почте на сторону-владельца почты.
- Закрепите порядок изменения этих адресов и действия сторон в случае нарушения конфиденциальности.
- Разработайте удобный для себя порядок подтверждения получения электронных писем каждой стороной, согласуйте его с контрагентом и также пропишите в договоре.
- Создайте архив электронных сообщений и архив оригиналов документов, которые были направлены в виде электронных копий.
Если у Вас уже возникла спорная ситуация с недобросовестным контрагентом, а положения договора не оговаривают вопросы электронного обмена документами, обратитесь к юристу за консультацией и судебной защитой.
